Algemene voorwaarden
Laatst gewijzigd: 9 juni 2026
Deze algemene voorwaarden gelden voor sessies, workshops, trainingen, opleidingen en andere activiteiten van happy to meet you.
Door je aan te melden voor een activiteit of gebruik te maken van onze dienstverlening, ga je akkoord met deze voorwaarden.
Artikel 1 — Integriteit en vertrouwelijkheid
1.1 Zorgvuldige begeleiding
happy to meet you werkt zorgvuldig met mensen, groepen en persoonlijke processen. De begeleiders, trainers en eventuele gastbegeleiders hebben aandacht voor veiligheid, integriteit en bedding tijdens sessies, workshops, trainingen en opleidingen.
Iedere deelnemer blijft tegelijk zelf verantwoordelijk voor het eigen welzijn, de eigen grenzen en de eigen veiligheid.
1.2 Vertrouwelijkheid door happy to meet you
Alles wat persoonlijk en in vertrouwen wordt gedeeld tijdens een sessie, workshop, training, opleiding, coachingstraject, telefonisch contact, e-mailcontact of andere vorm van begeleiding, wordt met zorg en vertrouwelijkheid behandeld.
Persoonlijke informatie wordt niet zonder toestemming naar buiten gebracht of met derden besproken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de betreffende activiteit en alleen met betrokken begeleiders, trainers of gastbegeleiders.
1.3 Gastbegeleiders en samenwerkingspartners
Wanneer happy to meet you werkt met gastbegeleiders, gasttrainers of andere betrokken professionals, conformeren zij zich aan deze algemene voorwaarden en aan de afspraken rond vertrouwelijkheid.
1.4 Vertrouwelijkheid tussen deelnemers
Bij groepsactiviteiten, zoals workshops, trainingen, opleidingen of familieopstellingen, kunnen persoonlijke processen zichtbaar worden.
Van deelnemers wordt verwacht dat zij zorgvuldig omgaan met wat anderen delen. Het persoonlijke proces van een ander blijft privé. Iedereen is vrij om over de eigen ervaring te spreken, maar niet over persoonlijke informatie of processen van andere deelnemers.
1.5 Materiaal en intellectueel eigendom
Alle teksten, oefeningen, werkvormen, trainingsmaterialen, digitale producten, reflecties, kaarten, methodische formats en andere materialen van happy to meet you blijven eigendom van happy to meet you, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Materiaal mag alleen voor persoonlijk gebruik worden gebruikt. Verspreiding, publicatie, commerciële toepassing, bewerking, opname in eigen aanbod of gebruik in trainingen of opleidingen van derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van happy to meet you.
Wanneer materiaal met toestemming wordt gebruikt, moet de bron duidelijk worden vermeld.
Artikel 2 — Opleidingen
Deze bepalingen gelden voor opleidingen wanneer happy to meet you deze aanbiedt.
2.1 Btw
Wanneer een opleiding onder scholing valt en voldoet aan de daarvoor geldende voorwaarden, kan deze zijn vrijgesteld van btw. Wanneer dat niet het geval is, wordt btw in rekening gebracht volgens de geldende wet- en regelgeving.
De btw-status wordt per aanbod vermeld op de website, in de offerte, op de factuur of in de praktische informatie.
2.2 Aanmelding en inschrijving
Je bent aangemeld wanneer je je via de website, per e-mail, telefonisch of op een andere afgesproken manier hebt opgegeven en een schriftelijke bevestiging van happy to meet you hebt ontvangen.
Je plaats is definitief wanneer het inschrijfgeld of het afgesproken bedrag is betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2.3 Bedenktijd
Na aanmelding heb je recht op een bedenktijd van 14 dagen, gerekend vanaf de schriftelijke bevestiging van je aanmelding.
Binnen deze termijn kun je je aanmelding zonder opgave van reden annuleren.
De bedenktijd vervalt wanneer de opleiding binnen deze termijn start en je uitdrukkelijk hebt ingestemd met deelname of wanneer je daadwerkelijk gebruikmaakt van de dienst.
2.4 Inschrijfgeld
Wanneer bij een opleiding inschrijfgeld geldt, wordt dit vooraf duidelijk vermeld in de informatie, offerte of factuur.
Het inschrijfgeld dient binnen de betaaltermijn op de factuur te worden voldaan.
2.5 Kortingen
Eventuele kortingen worden alleen toegepast wanneer dit vooraf schriftelijk is vermeld of overeengekomen.
Kortingen worden niet automatisch verrekend met inschrijfgeld, tenzij anders is aangegeven.
2.6 Betaling
Het volledige opleidingsbedrag moet uiterlijk drie weken voor aanvang van de opleiding zijn voldaan, tenzij schriftelijk een andere betaalafspraak is gemaakt.
2.7 Gespreide betaling
Gespreide betaling is alleen mogelijk na voorafgaand overleg en schriftelijke bevestiging door happy to meet you.
2.8 Annulering tot drie weken voor aanvang
Wanneer je tot drie weken voor aanvang van de opleiding annuleert, ontvang je het betaalde opleidingsbedrag terug, verminderd met het eventuele inschrijfgeld.
2.9 Annulering tussen drie weken en één week voor aanvang
Wanneer je tussen drie weken en één week voor aanvang van de opleiding annuleert, blijft 50% van het opleidingsbedrag verschuldigd.
2.10 Annulering binnen één week voor aanvang
Wanneer je één week of korter voor aanvang annuleert, vervalt het recht op restitutie en blijft het volledige opleidingsbedrag verschuldigd.
2.11 Tussentijds stoppen
Wanneer je na de start van een opleiding tussentijds stopt, blijft het volledige factuurbedrag verschuldigd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2.12 Gemiste opleidingsdagen of blokken
Een opleiding vormt inhoudelijk één geheel. Het is daarom niet mogelijk om losse blokken afzonderlijk te volgen of afzonderlijk te annuleren.
Wanneer je door omstandigheden een opleidingsdag of blok mist, kan in overleg worden gekeken of inhalen op een later moment mogelijk is. Aan deze mogelijkheid kunnen geen rechten worden ontleend, tenzij dit vooraf schriftelijk is toegezegd.
2.13 Annulering door happy to meet you
Wanneer een opleiding niet kan doorgaan door te weinig deelnemers, ziekte of wegvallen van een trainer, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden, heb je recht op volledige restitutie van het reeds betaalde bedrag.
Het bedrag wordt binnen drie weken terugbetaald.
2.14 Uitval van opleidingsdagen
Wanneer één of meerdere opleidingsdagen uitvallen door ziekte van de trainer of andere omstandigheden, biedt happy to meet you een vervangend moment aan.
2.15 Representeren tijdens een opleiding
Wanneer bij een opleiding de mogelijkheid bestaat om als representant aanwezig te zijn bij familieopstellingen, wordt dit vooraf duidelijk vermeld.
Het aantal keren, de voorwaarden en eventuele kosten worden per opleiding of aanbod vastgelegd. Aan deze mogelijkheid kunnen geen rechten worden ontleend.
Een representant is iemand die in een familieopstelling of organisatieopstelling bereid is tijdelijk een persoon, plek, thema of abstractie te vertegenwoordigen.
Artikel 3 — Trainingen en nascholingen
Deze bepalingen gelden voor trainingen en nascholingen wanneer happy to meet you deze aanbiedt.
3.1 Btw
Wanneer een training of nascholing onder scholing valt en voldoet aan de daarvoor geldende voorwaarden, kan deze zijn vrijgesteld van btw. Wanneer dat niet het geval is, wordt btw in rekening gebracht volgens de geldende wet- en regelgeving.
De btw-status wordt per aanbod vermeld op de website, in de offerte, op de factuur of in de praktische informatie.
3.2 Aanmelding en inschrijving
Je bent aangemeld wanneer je je via de website, per e-mail, telefonisch of op een andere afgesproken manier hebt opgegeven en een schriftelijke bevestiging van happy to meet you hebt ontvangen.
Je plaats is definitief wanneer het cursusgeld of het afgesproken bedrag is betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.3 Bedenktijd
Na aanmelding heb je recht op een bedenktijd van 14 dagen, gerekend vanaf de schriftelijke bevestiging van je aanmelding.
Binnen deze termijn kun je je aanmelding zonder opgave van reden annuleren.
De bedenktijd vervalt wanneer de training of nascholing binnen deze termijn start en je uitdrukkelijk hebt ingestemd met deelname of wanneer je daadwerkelijk gebruikmaakt van de dienst.
3.4 Betaling
Je betaling moet binnen de betaaltermijn op de factuur en vóór aanvang van de training of nascholing zijn voldaan.
Betaling bevestigt je plaats, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.5 Te late betaling
Wanneer betaling niet op tijd is ontvangen, kan je plaats worden vrijgegeven aan iemand op de wachtlijst. Dit ontslaat je niet automatisch van je betalingsverplichting.
3.6 Gespreide betaling
Gespreide betaling is alleen mogelijk na voorafgaand overleg en schriftelijke bevestiging door happy to meet you.
3.7 Annulering tot drie weken voor aanvang
Wanneer je tot drie weken voor aanvang van de training of nascholing annuleert, ontvang je het betaalde bedrag terug, verminderd met €25 administratiekosten.
3.8 Annulering tussen drie weken en één week voor aanvang
Wanneer je tussen drie weken en één week voor aanvang annuleert, blijft 50% van het cursusbedrag verschuldigd.
3.9 Annulering binnen één week voor aanvang
Wanneer je één week of korter voor aanvang annuleert, vervalt het recht op restitutie en blijft het volledige cursusbedrag verschuldigd.
3.10 Afwezigheid bij meerdaagse training of nascholing
Een meerdaagse training of nascholing moet volledig betaald zijn voordat je kunt deelnemen.
Wanneer je één of meerdere dagen afwezig bent, wordt geen restitutie verleend.
3.11 Inhalen van gemiste dagen
Wanneer je na de start van een training of nascholing door ziekte of een andere onverwachte reden een dag mist, kan in overleg worden gekeken of je deze dag eenmalig op een later moment kunt inhalen.
Nogmaals verplaatsen of opnieuw inhalen is daarna niet mogelijk, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
3.12 Afwezig zonder bericht
Wanneer je bent aangemeld en zonder bericht afwezig bent, wordt de betreffende dag of worden de betreffende dagen volledig in rekening gebracht. Restitutie is dan niet mogelijk.
3.13 Annulering door happy to meet you
Wanneer een training of nascholing niet kan doorgaan door te weinig deelnemers, ziekte of wegvallen van een trainer, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden, heb je recht op volledige restitutie van het reeds betaalde bedrag.
Het bedrag wordt binnen drie weken terugbetaald.
3.14 Uitval van trainingsdagen
Wanneer één of meerdere trainingsdagen uitvallen door ziekte van de trainer of andere omstandigheden, biedt happy to meet you een vervangend moment aan.
Artikel 4 — Familieopstellingen en workshops
Deze bepalingen gelden voor familieopstellingen, workshopavonden, dagworkshops, tweedaagse workshops en vergelijkbare activiteiten.
4.1 Btw
Workshops en familieopstellingen vallen in beginsel onder dienstverlening en kunnen belast zijn met btw volgens het geldende btw-tarief.
De btw-status wordt per aanbod vermeld op de website, in de offerte, op de factuur of in de praktische informatie.
4.2 Aanmelding en inschrijving
Je bent aangemeld wanneer je je via de website, per e-mail, telefonisch of op een andere afgesproken manier hebt opgegeven en een schriftelijke bevestiging van happy to meet you hebt ontvangen.
Je plaats is definitief wanneer het workshopbedrag is betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
4.3 Bedenktijd
Na aanmelding heb je recht op een bedenktijd van 14 dagen, gerekend vanaf de schriftelijke bevestiging van je aanmelding.
Binnen deze termijn kun je je aanmelding zonder opgave van reden annuleren.
De bedenktijd vervalt wanneer de workshop binnen deze termijn plaatsvindt en je uitdrukkelijk hebt ingestemd met deelname of wanneer je daadwerkelijk gebruikmaakt van de dienst.
4.4 Betaling
Je betaling moet binnen de betaaltermijn op de factuur en vóór aanvang van de workshop zijn voldaan.
Betaling bevestigt je plaats, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
4.5 Te late betaling
Wanneer betaling niet op tijd is ontvangen, kan je plaats worden vrijgegeven aan iemand op de wachtlijst. Dit ontslaat je niet automatisch van je betalingsverplichting.
4.6 Annulering tot drie weken voor aanvang
Wanneer je tot drie weken voor aanvang van de workshop annuleert, ontvang je het betaalde workshopbedrag terug, verminderd met €15 administratiekosten.
4.7 Annulering tussen drie weken en één week voor aanvang
Wanneer je tussen drie weken en één week voor aanvang annuleert, blijft 50% van het workshopbedrag verschuldigd.
4.8 Annulering binnen één week voor aanvang
Wanneer je één week of korter voor aanvang annuleert, vervalt het recht op restitutie en blijft het volledige workshopbedrag verschuldigd.
4.9 Afwezigheid
Een workshop moet volledig betaald zijn voordat je kunt deelnemen.
Wanneer je één of meerdere dagen afwezig bent, wordt geen restitutie verleend.
4.10 Afwezig zonder bericht
Wanneer je bent aangemeld en zonder bericht afwezig bent, wordt de workshop volledig in rekening gebracht. Restitutie is dan niet mogelijk.
4.11 Deelname verplaatsen
Wanneer je onverwacht verhinderd bent, kun je deelname aan een workshop eenmalig kosteloos verplaatsen naar een andere datum waarop nog plaats is, mits:
- het factuurbedrag voor de workshop is betaald;
- je dit ten minste drie weken voor aanvang van de oorspronkelijke workshop aangeeft;
- bij een verzoek korter dan drie weken voor aanvang iemand anders je plaats kan innemen;
- de verplaatsing binnen één jaar na factuurdatum plaatsvindt.
4.12 Annulering door happy to meet you
Wanneer een workshop niet kan doorgaan door te weinig deelnemers, ziekte of wegvallen van een begeleider, overmacht of andere onvoorziene omstandigheden, heb je recht op volledige restitutie van het reeds betaalde workshopbedrag.
Het bedrag wordt binnen drie weken terugbetaald.
Artikel 5 — Representeren bij familieopstellingen
Deze bepalingen gelden voor deelname als representant bij familieopstellingen, wanneer deze mogelijkheid wordt aangeboden.
5.1 Wat is representeren?
Een representant is iemand die in een familieopstelling of organisatieopstelling bereid is tijdelijk een persoon, plek, thema of abstractie te vertegenwoordigen.
Representeren vraagt zorgvuldigheid, aanwezigheid en respect voor het persoonlijke proces van de vraagsteller en de groep.
5.2 Beschikbaarheid van plaatsen
Plaatsen voor representanten zijn beperkt en afhankelijk van het type workshop, de groepsgrootte en de inhoudelijke opzet.
happy to meet you bepaalt per workshop of en hoeveel representanten kunnen deelnemen.
5.3 Deelnemers aan opleidingen of trainingen
Wanneer deelnemers aan een opleiding of training de mogelijkheid krijgen om kosteloos of tegen gereduceerd tarief als representant aanwezig te zijn, wordt dit vooraf duidelijk vermeld.
Aan deze mogelijkheid kunnen geen rechten worden ontleend. De mogelijkheid stopt bij beëindiging of voortijdige beëindiging van de betreffende opleiding of training, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5.4 Afmelden bij verhindering
Wanneer je als representant bent aangemeld en verhinderd bent, geef dit dan zo snel mogelijk door. Zo kan iemand anders de vrijgekomen plaats innemen.
5.5 Betaalde deelname als representant
Wanneer deelname als representant tegen betaling mogelijk is, geldt het tarief zoals vermeld op de website, in de bevestiging of op de factuur.
5.6 Bedenktijd
Na aanmelding als representant heb je recht op een bedenktijd van 14 dagen, gerekend vanaf de schriftelijke bevestiging van je aanmelding.
Binnen deze termijn kun je je aanmelding zonder opgave van reden annuleren.
De bedenktijd vervalt wanneer de workshop binnen deze termijn plaatsvindt en je uitdrukkelijk hebt ingestemd met deelname of wanneer je daadwerkelijk gebruikmaakt van de dienst.
5.7 Betaling
Wanneer betaalde deelname als representant geldt, moet betaling binnen de betaaltermijn op de factuur en vóór aanvang van de workshop zijn voldaan.
5.8 Te late betaling
Wanneer betaling niet op tijd is ontvangen, kan je plaats worden vrijgegeven aan iemand op de wachtlijst. Dit ontslaat je niet automatisch van je betalingsverplichting.
5.9 Afwezig zonder bericht
Wanneer je bent aangemeld als representant en zonder bericht afwezig bent, wordt deelname volledig in rekening gebracht. Restitutie is dan niet mogelijk.
5.10 Deelname verplaatsen
Wanneer je verhinderd bent, kun je deelname als representant eenmalig kosteloos verplaatsen naar een andere datum waarop nog plaats is, mits:
- het factuurbedrag is betaald;
- het verzoek minimaal drie werkdagen voor aanvang van de workshop wordt gedaan;
- de verplaatsing binnen één jaar na factuurdatum plaatsvindt.
5.11 Annulering tot drie werkdagen voor aanvang
Wanneer je tot drie werkdagen voor aanvang annuleert en je deelname niet verplaatst naar een andere datum, ontvang je het betaalde bedrag terug, verminderd met €15 administratiekosten.
5.12 Annulering binnen drie werkdagen voor aanvang
Wanneer je drie werkdagen of korter voor aanvang annuleert, vervalt het recht op restitutie en blijft het volledige bedrag verschuldigd.
Artikel 6 — Individuele sessies en consulten
Deze bepalingen gelden voor individuele sessies, individuele opstellingen, coaching, consulten en vergelijkbare één-op-één begeleiding.
6.1 Btw
Individuele sessies en consulten vallen in beginsel onder dienstverlening en kunnen belast zijn met btw volgens het geldende btw-tarief.
De btw-status wordt vermeld op de factuur of in de praktische informatie.
6.2 Afspraak maken
Je kunt een afspraak maken door contact op te nemen via e-mail, telefoon, de website of een andere afgesproken route.
De afspraak, locatie of online vorm, duur, prijs en praktische gegevens worden vooraf met je afgestemd of per e-mail bevestigd.
6.3 Annulering of verplaatsing
Je kunt een individuele afspraak tot 24 uur voor aanvang kosteloos annuleren of verplaatsen.
Annuleer of verplaats je korter dan 24 uur voor aanvang, dan kan de afspraak volledig in rekening worden gebracht. Dit geldt ongeacht de reden van afzegging, omdat de tijd voor jou is gereserveerd.
Artikel 7 — Klachtenprocedure
7.1 Klacht indienen
Wanneer je een klacht hebt over een sessie, workshop, training, opleiding, coachingstraject of begeleider, bespreek dit dan bij voorkeur eerst met de betrokken begeleider of trainer.
Kom je er samen niet uit, dan kun je je klacht per e-mail sturen naar:
Je klacht wordt vertrouwelijk behandeld.
7.2 Bevestiging en behandeling
Binnen twee werkdagen na ontvangst van je klacht ontvang je een bevestiging.
Daarna neemt happy to meet you de klacht zo zorgvuldig mogelijk in behandeling, met een uiterlijke termijn van drie weken.
7.3 Oplossing
happy to meet you doet wat redelijkerwijs mogelijk is om tot een zorgvuldige oplossing te komen.
Wanneer dat ondanks inspanning niet lukt, kan in overleg een onafhankelijke derde partij worden ingeschakeld om mee te kijken of een oordeel te geven.
7.4 Kosten derde partij
Wanneer een onafhankelijke derde partij wordt ingeschakeld, worden vooraf afspraken gemaakt over de kosten en de verdeling daarvan.
7.5 Langere behandeltermijn
Wanneer de behandeling van een klacht meer tijd vraagt dan verwacht, ontvang je binnen de eerder genoemde termijn bericht. Daarbij wordt aangegeven wanneer je verdere reactie of afhandeling kunt verwachten.
Artikel 8 — Wijziging van deze voorwaarden
happy to meet you mag deze algemene voorwaarden wijzigen of aanvullen.
Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen op ieder moment worden doorgevoerd.
Bij grotere inhoudelijke wijzigingen worden bestaande deelnemers of cliënten waar nodig vooraf geïnformeerd, voor zover de wijziging invloed heeft op gemaakte afspraken.
Deze algemene voorwaarden vervangen alle eerdere versies.
Slot
Deze voorwaarden zijn bedoeld om helderheid te geven over betaling, annulering, vertrouwelijkheid, deelname en klachten.
Voor vragen over deze voorwaarden kun je contact opnemen via: